Betriebskosten im Mietvertrag – was kann geregelt sein?

Was sind Betriebskosten?

Betriebskosten sind laufende Kosten, die durch den Betrieb, die Pflege und die Verwaltung eines Gebäudes entstehen. In Deutschland ist gesetzlich festgelegt, welche Kostenarten als umlagefähige Betriebskosten gelten können. Maßgeblich ist dabei die Betriebskostenverordnung (BetrKV), die einen Katalog zulässiger Betriebskostenarten enthält.

Damit Betriebskosten auf Mieter umgelegt werden können, muss dies im Mietvertrag vereinbart sein. Eine häufige Formulierung lautet, dass der Mieter „die Betriebskosten nach der Betriebskostenverordnung" trägt. Manche Verträge listen die umzulegenden Kostenarten einzeln auf, andere verweisen pauschal auf den gesetzlichen Katalog.

Kosten, die nicht im Katalog der umlagefähigen Betriebskosten enthalten sind, dürfen nach allgemeiner Auffassung nicht auf Mieter umgelegt werden, es sei denn, dies ist ausdrücklich und wirksam vereinbart.

Typische Betriebskostenarten

Der gesetzliche Katalog der umlagefähigen Betriebskosten umfasst verschiedene Kategorien. Die folgenden Kostenarten begegnen Mietern in der Praxis besonders häufig:

• Heizkosten und Warmwasserkosten
• Kaltwasserversorgung und Entwässerung
• Fahrstuhl (Aufzug)
• Straßenreinigung und Müllabfuhr
• Hausreinigung und Ungezieferbekämpfung
• Gartenpflege
• Allgemeine Beleuchtung (Treppenhaus, Außenanlagen)
• Schornsteinreinigung
• Sach- und Haftpflichtversicherungen des Gebäudes
• Grundsteuer
• Hausmeisterkosten
• Gemeinschaftsantenne oder Kabelanschluss

Kosten für Reparaturen und Instandhaltung des Gebäudes zählen hingegen grundsätzlich nicht zu den umlagefähigen Betriebskosten und dürfen nicht in der Nebenkostenabrechnung erscheinen. Tauchen solche Positionen in einer Abrechnung auf, lohnt sich eine genaue Prüfung.

Vorauszahlung oder Pauschale?

Im Mietvertrag wird festgelegt, in welcher Form Betriebskosten gezahlt werden. Es gibt zwei grundlegend verschiedene Modelle:

Vorauszahlung mit Abrechnung: Der Mieter zahlt monatlich einen vorläufigen Betrag. Am Ende des Abrechnungszeitraums wird abgerechnet: Liegen die tatsächlichen Kosten höher, gibt es eine Nachzahlung. Liegen sie niedriger, gibt es eine Gutschrift.

Betriebskostenpauschale: Der Mieter zahlt einen festen monatlichen Betrag, der abgegolten ist. Es gibt keine jährliche Abrechnung und keine Nachzahlungen, aber auch keine Gutschriften. Ob eine Erhöhung der Pauschale möglich ist, hängt von der Vertragsgestaltung ab.

Welches Modell gilt, steht im Mietvertrag. Diesen Punkt zu kennen ist wichtig, weil er bestimmt, ob am Jahresende eine Nebenkostenabrechnung zu erwarten ist oder nicht.

Nebenkostenabrechnung

Bei Vorauszahlungsmodellen ist der Vermieter verpflichtet, jährlich eine Abrechnung zu erstellen. Die Abrechnung muss bestimmte formale Anforderungen erfüllen, damit sie als ordnungsgemäß gilt:

• Angabe des Abrechnungszeitraums
• Auflistung der abgerechneten Kostenarten
• Gesamtbetrag je Kostenart
• Verteilerschlüssel, nach dem die Kosten auf die Mieter aufgeteilt werden
• Anteil des jeweiligen Mieters
• Abzug der bereits geleisteten Vorauszahlungen

Mieter haben das Recht, die Belege zur Abrechnung einzusehen. Ob ein Anspruch auf Zusendung von Kopien besteht oder nur auf Einsichtnahme vor Ort, ist vertraglich und gesetzlich unterschiedlich geregelt.

Eine Abrechnung, die wesentliche Pflichtangaben nicht enthält oder nicht umlagefähige Positionen aufführt, wurde in Gerichtsentscheidungen häufiger als auffällig behandelt.

Abrechnungszeitraum

Die Betriebskostenabrechnung muss innerhalb einer bestimmten Frist nach Ablauf des Abrechnungszeitraums beim Mieter eingehen. Im Wohnraummietrecht gilt gesetzlich eine Abrechnungsfrist von zwölf Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums.

Das bedeutet: Wenn der Abrechnungszeitraum das Kalenderjahr ist (1. Januar bis 31. Dezember), muss die Abrechnung in der Regel bis zum 31. Dezember des Folgejahres zugestellt werden. Nach Ablauf dieser Frist können Nachforderungen des Vermieters nach allgemeiner Auffassung nicht mehr geltend gemacht werden — es sei denn, der Vermieter hat die Verspätung nicht zu vertreten.

Manche Mietverträge benennen den Abrechnungszeitraum ausdrücklich, andere schweigen dazu. Im letzteren Fall richtet sich der Zeitraum in der Regel nach dem Kalenderjahr oder dem Vertragsbeginn.

Wann genauer hinschauen?

Bei Betriebskostenklauseln gibt es bestimmte Formulierungen, bei denen eine genauere Durchsicht oder fachkundige Einschätzung sinnvoll sein kann:

• Die Klausel enthält eine Generalklausel wie „alle anfallenden Kosten" ohne Verweis auf den gesetzlichen Betriebskostenkatalog
• Einzelne Kostenpositionen sind aufgeführt, die typischerweise nicht umlagefähig sind (z. B. Verwaltungskosten, Instandhaltungsrücklagen)
• Der Verteilerschlüssel ist nicht klar beschrieben oder fehlt ganz
• Es ist vereinbart, dass der Vermieter den Verteilerschlüssel einseitig ändern kann
• Die monatliche Vorauszahlung erscheint im Verhältnis zur Wohnungsgröße und Lage sehr niedrig — was auf spätere Nachzahlungen hindeuten kann

Diese Formulierungen weisen Ähnlichkeit zu Klauseln auf, die in Gerichtsentscheidungen als problematisch behandelt wurden. Eine abschließende Einschätzung für den Einzelfall ist nur durch eine fachkundige Prüfung möglich.

Mit dem automatischen Vertragscheck lässt sich der eigene Mietvertrag strukturiert auf solche Formulierungen durchsuchen. Mehr zu verwandten Themen im Artikel Nebenkostenabrechnung prüfen.

Einen Überblick über weitere typische Klauselbereiche gibt der Artikel Mietvertrag prüfen – worauf sollte man achten? sowie der Artikel zu Schönheitsreparaturen im Mietvertrag.